Dowiedz się, jak wyszukiwać i scalać duplikaty klientów w systemie NFHotel. Dzięki tej funkcji uporządkujesz bazę kontaktów, eliminując powielone wpisy i przypisując wszystkie rezerwacje do jednego, nadrzędnego klienta. To istotny krok w utrzymaniu przejrzystości danych i prawidłowego raportowania.
Jak system rozpoznaje duplikaty
System uznaje kontakty za duplikaty tylko wtedy, gdy wskazane pola w ich danych są identyczne. Możesz samodzielnie zdecydować, które pola mają być brane pod uwagę jako wymagane do wykrycia duplikatu - do wyboru są to pola: imię, nazwisko, e-mail, telefon, ulica, kod pocztowy, miasto, numer PESEL.
Możesz ustawić, które dane mają być unikalne aby kontakt nie był uznawany za duplikat.
Aby to zrobić przejdź do: Menu > Ustawienia > Inne ustawienia > Konfiguracja zaawansowana,
następnie wyszukaj ustawienia "Dane klienta, które powinny być unikalne” i wybierz odpowiednie dane.
Gdzie szukać opcji scalania
Scalanie klientów odbywa się w zaawansowanej wyszukiwarce.
Przejdź do wyszukiwarki (ikona lupy nad kalendarzem) a następnie przejdź do kategorii "Klienci".
Sposoby na rozpoczęcie scalania
Kolumna „Ilość duplikatów”
- W widoku klientów w wyszukiwarce znajdź kolumnę „Ilość duplikatów”.
- Kliknij nagłówek kolumny, aby posortować wyniki i zobaczyć kontakty z największą liczbą duplikatów.
- Możesz też użyć filtra „Ilość duplikatów > 0” aby pojawiły się wyłącznie kontakty z duplikatami.
Zaznaczanie kontaktów ręcznie
Jeżeli system nie wykrywa duplikatów automatycznie (bo dane nie są identyczne w wybranych polach), możesz:
- Zaznaczyć checkboxami wybrane kontakty,
- Kliknąć „Scal kontakty” na pasku akcji.
Okno scalania duplikatów
Po kliknięciu w liczbę duplikatów lub użyciu opcji „Scal kontakty”, otworzy się okno scalania.
Wybór klienta bazowego
- Z listy klientów wybierz kontakt, który ma być bazowym klientem nadrzędnym (z najlepszymi i najpełniejszymi danymi).
- Kliknij „Wybierz” przy wybranym kontakcie.
Uzupełnianie danych klienta
Możesz uzupełniać dane klienta na kilka sposobów:
- Klikając w dane w tabeli – kliknij np. numer telefonu, adres lub e-mail z innego kontaktu, a zostaną one automatycznie przeniesione do głównej karty klienta.
- Wybierając z rozwijanej listy (selecta) – przy polach takich jak miasto, telefon, e-mail możesz kliknąć ikonę, aby rozwinąć listę wszystkich dostępnych wartości z kontaktów do scalenia.
- Ręcznie wpisując dane – kliknij ikonę trybu edycji przy polu i wpisz dane ręcznie.
Pola wymagane
- Wymagane są te same pola, które muszą być uzupełnione przy tworzeniu klienta w rezerwacji (np. imię, nazwisko, e-mail).
- Musisz uzupełnić wszystkie obowiązkowe pola, aby móc zakończyć proces scalania.
Zatwierdzenie scalania
Po uzupełnieniu danych Kliknij „Scal”.
System utworzy jeden nadrzędny kontakt, do którego przypisze wszystkie rezerwacje z kontaktów podrzędnych. Kontakty podrzędne zostaną ukryte w wyszukiwarce - nie będą już widoczne jako oddzielne wpisy.